انبار مرتب، پول آزاد: هفت گام برای مدیریت موجودی در کسب‌وکار کوچک
موجودی انبار برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک یکی از بزرگ‌ترین جاهایی است که پول در آن خوابیده است. مقالهٔ ترویجی دانشکدهٔ مهندسی صنایع دانشگاه ویرجینیاتک دربارهٔ کنترل موجودی در شرکت‌های کوچک می‌گوید کالای آماده و مواد اولیه اغلب بیشترین سرمایه‌گذاری این شرکت‌ها هستند و مدیریت درست آن‌ها می‌تواند فرق میان موفقیت و شکست باشد.
مشکل از دو طرف است. اگر کالا تمام شود، سفارش لغو می‌شود و مشتری سراغ رقیب می‌رود؛ اگر بیش از اندازه بخرید، پولی که می‌توانست صرف اجاره، حقوق یا تبلیغ شود روی قفسه خاک می‌خورد. راهنمای مدیریت موجودی آمازون برای فروشندگان کوچک چند نشانه را می‌شمارد که می‌گویند وقت نظم دادن به انبار رسیده است: کالایی را بیش از موجودی فروخته‌اید، کالایی تمام شده و فروش از دست رفته، وقت زیادی صرف این می‌شود که بفهمید چه دارید، یا چیزی را دوباره خریده‌اید که در انبار داشتید. اگر یکی از این‌ها آشناست، هفت گام زیر برای مغازه، کارگاه، رستوران، اقامتگاه یا فروشگاه اینترنتی به کار می‌آید.
۱. فقط یک روش ثبت انتخاب کنید
دفتر، صفحه‌گسترده یا یک برنامهٔ ساده، هر کدام می‌تواند کار کند. به گفتهٔ راهنمای آمازون، مهم این است که میان چند روش جابه‌جا نشوید و فقط بعضی کالاها را ثبت نکنید. یک روش را انتخاب کنید، هر ورود و خروجی را در همان ثبت کنید و آن را تا جای ممکن ساده نگه دارید. سامانهٔ پیچیده‌ای که از آن استفاده نمی‌کنید، از دفتری ساده که هر روز پر می‌شود بدتر است.
۲. برای هر کالا سقف موجودی بگذارید
سقف موجودی بیشترین مقداری است که دوست دارید از یک کالا در انبار داشته باشید. از خودتان بپرسید از این کالا حداکثر چقدر را با خیال راحت نگه می‌دارید. هر بار که سفارش می‌دهید، موجودی را تا همین سقف پر کنید، نه بیشتر. همین یک عدد جلوی انباشت بی‌حساب را می‌گیرد.
۳. نقطهٔ سفارش مجدد را حساب کنید، نه حدس بزنید
نقطهٔ سفارش مجدد میزانی از موجودی است که وقتی به آن رسیدید، باید سفارش تازه بدهید. راهنمای آمازون این فرمول را پیشنهاد می‌کند: میانگین فروش روزانه ضرب در تعداد روزهایی که طول می‌کشد تأمین‌کننده کالا را برساند، به‌علاوهٔ موجودی احتیاطی. در مثال همین راهنما، کالایی روزانه حدود ۵ عدد فروش دارد، رسیدن سفارش ۴ روز طول می‌کشد و ۱۰ عدد هم برای احتیاط کنار گذاشته می‌شود؛ پس نقطهٔ سفارش مجدد ۵ ضرب در ۴ به‌علاوهٔ ۱۰، یعنی ۳۰ عدد است. وقتی موجودی به ۳۰ رسید، سفارش بدهید.
مقالهٔ ویرجینیاتک دربارهٔ اندازهٔ موجودی احتیاطی نکتهٔ مهمی دارد: اطمینان کامل از اینکه هیچ‌وقت کالا کم نیاورید، انبار بسیار بزرگی می‌خواهد. پس به‌جای آن تصمیم بگیرید چه سطحی از خدمت برایتان کافی است؛ برای مثال اینکه از هر ۱۰۰ سفارش، حدود ۹۰ تا از موجودی همان لحظه تأمین شود.
۴. کالاها را به سه دستهٔ «الف»، «ب» و «ج» تقسیم کنید
همهٔ کالاها ارزش یکسانی برای کسب‌وکار شما ندارند. فهرست کالاها را بر اساس درآمدی که هر کدام آورده مرتب کنید. راهنمای آمازون می‌گوید معمولاً حدود یک‌پنجم کالاها بیشتر درآمد را می‌سازند؛ این‌ها دستهٔ «الف» هستند و نقطهٔ سفارش دقیق‌تر، شمارش مکرر و نزدیک‌ترین رابطه با تأمین‌کننده را می‌خواهند. دستهٔ «ب» توجه معمول می‌گیرد و دستهٔ «ج»، که بخش بزرگی از فهرست ولی سهم کمی از درآمد است، با بازبینی کمتر هم اداره می‌شود. این تقسیم کمک می‌کند وقت محدودتان را جایی بگذارید که بیشترین اثر را دارد.
۵. کالای قدیمی‌تر را اول بفروشید
قاعدهٔ «اول وارد، اول خارج» یعنی هر دسته کالا را به ترتیب رسیدنش بفروشید. این قاعده برای خوراکی، آرایشی و کالای فصلی که با ماندن ارزششان کم می‌شود اهمیت ویژه دارد، اما برای هر کالایی جلوی ماندن جنس فروش‌نرفته را می‌گیرد. راهنمای آمازون پیشنهاد می‌کند انبار را طوری بچینید که کالای قدیمی‌تر جلو باشد و روی هر دسته تاریخ رسیدنش را بنویسید.
۶. شمارش منظم را فراموش نکنید
هر چقدر هم دقیق ثبت کنید، خطا پیش می‌آید. مقالهٔ ویرجینیاتک می‌گوید چون گاهی در ثبت ورود و خروج اشتباه رخ می‌دهد، شمارش فیزیکی دوره‌ای لازم است تا دفتر با آنچه واقعاً در انبار هست تطبیق داده شود. راهنمای آمازون هم پیشنهاد می‌کند زمان ثابتی در روز یا هفته برای شمردن موجودی بگذارید و آن را با دفترتان مقایسه کنید تا اختلاف‌ها پیش از آنکه دردسر شوند پیدا شوند.
۷. به وسوسهٔ خرید عمده، فصل‌ها و همهٔ کانال‌های فروش فکر کنید
تخفیف خرید عمده وسوسه‌انگیز است، اما به گفتهٔ راهنمای آمازون اگر کالا کندتر از انتظار فروش برود، با جنس ماندگار در انبار روبه‌رو می‌شوید؛ بهتر است تا وقتی داده‌های فروش قابل‌اعتماد ندارید، کم‌کم سفارش دهید. فروش هر ماه هم با ماه دیگر فرق دارد؛ سقف موجودی و نقطهٔ سفارش را پیش از رسیدن فصل شلوغ تنظیم کنید. و اگر هم حضوری می‌فروشید و هم در فضای مجازی، موجودی همهٔ کانال‌ها را یک‌جا ثبت کنید تا آخرین عدد کالا را دو بار نفروشید.
یک تمرین برای این هفته
پنج کالایی را که بیشترین درآمد را برایتان دارند انتخاب کنید. برای هر کدام سه عدد بنویسید: میانگین فروش روزانه، چند روز طول می‌کشد سفارش برسد، و چقدر موجودی احتیاطی می‌خواهید. با همین سه عدد نقطهٔ سفارش مجدد هر کالا را حساب کنید و آن را روی قفسه یا در دفترتان یادداشت کنید.
منابع
مدیریت موجودی برای کسب‌وکارهای کوچک، وبلاگ فروشندگان آمازون، ۳۱ تیر ۱۴۰۵
کنترل موجودی دستی و ساده برای شرکت‌های کوچک، بخش ترویج دانشکدهٔ مهندسی صنایع و تحقیق در عملیات دانشگاه ویرجینیاتک
انبار مرتب یعنی خیال آسوده و پولی که به‌جای قفسه در جریان کار است. شنبهٔ پرباری داشته باشید.
